Actualmente, se ha conocido que la nueva LOPDGDD ha establecido nuevas obligaciones a las empresas en el procedimiento de recogida y tratamiento de información de clientes, proveedores y terceros. Sin embargo, la adaptación a la normativa es bastante sencilla y no requiere de un gran esfuerzo. La herramienta Facilita RGPD es una opción increíble para esto. Solo hay que conocer cómo emplearla apropiadamente.

¿Qué es Facilita RGPD?

Se trata de una herramienta de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que es un apoyo para que las empresas puedan adaptarse de forma rápida y fácil al nuevo RGPD. Es una aplicación que puede ser utilizada de forma gratuita y es fácil de encontrar, es por ello que resulta un sistema bastante innovador.

Se encuentra establecida para una adecuación rápida y segura para las empresas en el RGPD. Sin embargo, es más adecuada para aquellas que manejen información personal de escaso riesgo, como las pymes, que son la mayoría de las empresas españolas. No obstante, es un poco más complejo y limitado en empresas que manejen información de alto riesgo, como las farmacias.

Esta aplicación es muy fácil de usar, además de muy intuitivo. Simplemente hay que llenar un cuestionario para verificar si la empresa es apta para adaptarse al RGPD. Si la respuesta es positiva y la empresa puede usar el programa, se generarán los documentos correspondientes para incluir a la empresa a cumplir el RGPD. Una vez hecho esto, se elimina toda la información dada por la empresa para que la AEPD no tenga acceso a ello.

Tutorial de Facilita RGPD

Utilizar esta herramienta es muy fácil y rápido. De hecho, en unos 20 o 25 minutos, ya estará completamente listo para cumplir con el RGPD. Simplemente hay que seguir algunos pasos vitales para que todo salga bien y se obtenga un buen resultado.

Rellenar cuestionario

El primer paso a hacer es rellenar un cuestionario online en donde ingresarás cierta información de la empresa en cuestión. Es importante marcar las casillas, pues si se responde a todas las preguntas con “ninguna de las anteriores”, no se obtendrá resultado real. Las casillas que hay que rellenar son:

  • Sector de actividad de la empresa.
  • Tratamiento que se hace de la información.
  • Datos que se manejan.

Introducir datos

Si las respuestas indican que no se maneja información de riesgo y que puede usar la aplicación Facilita, entonces lo siguiente es rellenar la siguiente información:

  • Datos de la empresa: Nombre, NIF, correo electrónico, dirección completa y descripción.
  • Clientes: Qué información se recoge, con quién se comparte y quién los proporciona.
  • Empleados: para qué se utilizan, si las nóminas son gestionadas por un tercero, datos de candidatos, de dónde se obtienen.
  • Proveedores: Qué información se comparte con ellos y por qué.
  • Utilizan cámaras de seguridad.
  • Identificar prestadores de servicios: correo de empresa o hosting.

Recibir documentos y cumplir con el RGPD

Una vez se introducen los datos, simplemente se recibe un mensaje informativo que indica que, una vez recibida la documentación, se deberá cumplir con el RGPD. Incluir las nuevas cláusulas en el formulario, implantar medidas técnicas y organizativas para adaptar la empresa al RGPD e incluso, revisar los contratos anuales.

Luego, solo hay que descargar el documento, en donde se encuentra el cumplimiento normativo para adaptabilidad del RGPD. Simplemente hay que revisar bien la documentación y realizar los cambios que se necesitan para adaptar por completo la empresa y cumplir todas estas normas.

Facilita RGPD para autónomos

Aunque es una herramienta que se ha hecho famosa dentro del sector empresarial, lo cierto es que no solo se encuentra diseñada para tratar a empresas grandes o medianas. También existen profesionales y emprendedores que manejan información de poco riesgo que pueden utilizar el RGPD sin problemas.

Incluso si es una persona que trabaja por cuenta propia, si se maneja información sensible de terceros, también debe cumplir con las normas del RGPD. Existe esta aplicación que facilita mucho este proceso, llamada Facilita RGPD para autónomos. Se utiliza igual que la utiliza una empresa, simplemente hay que seguir las instrucciones.

Ventajas e inconvenientes de Facilita RGPD

Aunque se trata de un programa sumamente innovador que puede ayudar a muchas empresas y trabajadores autónomos a cumplir con el reglamento del RGPD, lo cierto es que también se encuentra sometido a las ventajas y desventajas. Todas las aplicaciones tienen estos puntos que pueden ayudar a saber si se desea utilizar o no, especialmente cuando se trata de algo tan delicado como el manejo empresaria.

Es por ello que conocer los pros y los contras que tiene Facilita RGPD puede ser de gran ayuda para obtener un excelente resultado.

Ventajas

  • La documentación es obtenida de forma rápida y fácil. Simplemente hay que rellenar un cuestionario tipo test que no se llevará ni 15 minutos de completar.
  • Es una herramienta gratuita y no se necesita descargar. Se puede usar de forma online.
  • Es de mucha ayuda para la sociedad de empresas o trabajadores autónomos que manejan información personal de terceros que pone en riesgo la integridad moral. Esto es incluyente a un gran porcentaje de las empresas en España.

Desventajas

  • No es de mucha ayuda para las empresas que manejan información personal de alto riesgo. En estos casos se necesita hacer una evaluación de impacto o PIA (Privacy Impact Assesment).
  • Es un punto de partida y es considerada una orientación completa. Sin embargo, en la mayoría de los casos no es suficiente para adaptar por completo a las empresas al RGPD. Es decir, que se necesitará un poco más de ayuda. 
  • Usar la herramienta y obtener la documentación impresa, no es suficiente. La propia empresa o trabajador deberá hacer un análisis de todo el contenido de la documentación, revisar cada uno de los puntos y hacer una adaptación manual para el organismo en cuestión. De esta forma, se deberá incluir las cláusulas para cumplir la política de privacidad de RGPD.

Es muy cierto que Facilita RGPD es una herramienta muy útil que puede ser de ayuda para cumplir las normativas de privacidad. Sin embargo, amerita de cierto esfuerzo para hacerlo.

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